Wraz ze zmianą skali działalności przedsiębiorstwa zmienia się sposób zarządzania informacjami. Rozwiązania wystarczające na początku mogą z w pewnych sytuacjach przestać odpowiadać liczbie dokumentów, pracowników i powiązań między procesami. Dotyczy to zwłaszcza firm, w których sprzedaż, magazyn, księgowość i planowanie zakupów korzystają z danych pochodzących z różnorakich źródeł.
Oprogramowanie Comarch obejmuje narzędzia wspierające obsługę takich obszarów, jednakże ich wykorzystanie należy rozpatrywać w porównaniu do konkretnych zadań. Znaczenie ma nie tylko zakres funkcji, lecz także sposób ich wykorzystania w codziennej pracy. O ile pracownicy regularnie przepisują informacje między aplikacjami, warto sprawdzić, które czynności można połączyć, a które wciąż wymagają osobnej testom. Należy dodatkowo odróżnić powtarzalną pracę administracyjną od działań, w których konieczna jest ocena człowieka. Automatyczne przetwarzanie danych może ograniczyć liczbę ręcznych operacji, ale nie zastąpi sprawdzania dokumentów ani odpowiedzialności za podejmowane decyzje.
Systemy ERP porządkują informacje dotyczące różnych części przedsiębiorstwa i umożliwiają ich wykorzystanie w powiązanych procesach. Comarch ERP może obejmować obsługę sprzedaży, zakupów, magazynu, finansów albo produkcji, zależnie od wybranego rozwiązania i jego konfiguracji. Warto zwrócić uwagę na zależności, które ukazują się między tymi obszarami. Przy realizacji zamówienia istotne mogą być jednocześnie warunki handlowe, dostępność towaru, termin dostawy i sposób rozliczenia transakcji. Jeśli każda z takowych informacji jest aktualizowana oddzielnie, pojawia się ryzyko rozbieżności. Zintegrowany obieg danych pozwala określić, skąd pochodzą poszczególne informacje i w jakich sytuacjach wymagają aktualizacji. Nie znaczy to natomiast, że wszystkie procesy będą przebiegały bez udziału pracownika. Część operacji musi zostać zatwierdzona, a niektóre zadania zależą od dodatkowych ustawień albo połączenia z innymi programami. Przed wyborem konkretnego systemu trzeba zatem sprawdzić, czy obsługuje wymagane scenariusze, jakie raporty udostępnia i czy pozwala na obieg danych w formatach wykorzystywanych w zakładzie produkcyjnym.
Istotną częścią przygotowania systemu jest odwzorowanie zasad, według których firma faktycznie działa. Wdrożenia Comarch mogą wymagać analizy obiegu dokumentów, konfiguracji poszczególnych funkcji, przeniesienia danych oraz sprawdzenia uprawnień użytkowników. Na tym etapie na prawdę bardzo często okazuje się, że podobne zadania są realizowane w różny sposób przez poszczególne działy. Przykładowo pracownicy mogą stosować odmienne nazwy dla tych samych produktów albo zapisywać informacje o klientach w kilku miejscach. Przed rozpoczęciem migracji trzeba ustalić wspólne zasady ewidencji i sprawdzić jakość istniejących danych. Należy też zdecydować, które historyczne zapisy są potrzebne do następnej pracy, rozliczeń i raportowania. Przeniesienie nieuporządkowanych informacji może utrudnić użytkowanie z nowego środowiska, dlatego kontrola danych jest osobnym misją, a nie tylko i wyłącznie technicznym etapem całego procesu. Po konfiguracji potrzebne są testy obejmujące typowe operacje a także sytuacje niesamowite, tj. zwroty, korekty, anulowanie dokumentów czy rozbieżności w dostawach. Wyniki testów pozwalają wskazać ustawienia wymagające zmiany przed rozpoczęciem regularnej pracy.
W powszechnym użytkowaniu znaczenie ma sposób reagowania na niedociągnięcia i zmiany w procesach. Trzeba ustalić, kto może poprawiać określone dane, jak dokumentuje się nietypowe operacje i gdzie zgłasza się problemy techniczne. Brak takich zasad może prowadzić do sytuacji, w której pracownicy tworzą swoje arkusze pomocnicze, a część informacji nie trafia do głównego systemu. Równie ważne jest szkolenie dostosowane do zadań poszczególnych osób. Pracownik magazynu potrzebuje innych kwalifikacji niż osoba odpowiedzialna za rozliczenia czy analizę rezultatów sprzedaży. Warto też uwzględnić późniejsze aktualizacje, zmiany przepisów a także rozwój działalności, ponieważ mogą one wpływać na konfigurację i sposób pracy z danymi. Ocena funkcjonowania rozwiązania powinna opierać się na konkretnych obserwacjach, takich jak liczba korekt, częstotliwość błędów, czas potrzebny na obsługę dokumentów czy zakres ręcznego uzupełniania informacji. Takie dane pomagają ustalić, czy trudności wynikają z ograniczeń kodu, nieprawidłowych ustawień, czy również z procedur, które wymagają ponownego uporządkowania.
Dodatkowe informacje: firma it łódź.
