Podczas przygotowywania obiektu noclegowego powinno się prześledzić nie tylko i wyłącznie jego teraźniejsze zastosowanie, ale również zmiany, które mogą pojawić się w kolejnych latach. Sposób podróżowania, oczekiwania dotyczące wyposażenia i zakres usług dostępnych na miejscu wpływają na to, jak wykorzystywane są poszczególne pomieszczenia. Projektowanie hoteli wymaga więc określenia założeń, które będą odpowiadały planowanej grupie gości, a równocześnie uwzględnią ograniczenia budynku.
Znaczenie ma w głównej mierze sposobność zmiany funkcji części wspólnych, implementacji wyposażenia do nowych potrzeb a także przeprowadzenia prac remontowych bez ingerowania w cały obiekt. W przypadku nowych inwestycji zakres takich przemian można częściowo przewidzieć już na etapie opracowywania koncepcji. Przy przebudowie istniejącego budynku sytuacja wygląda inaczej, ponieważ rozmieszczenie elementów konstrukcyjnych i instalacji może ograniczać dostępne rozwiązania. Przed zobowiązaniem ostatecznego układu wnętrz rozważa się dokumentację techniczną, stan obiektu oraz oczekiwania wynikające z jego planowanego użytkowania. Nie każda zmiana jest możliwa bez dodatkowych prac, a niektóre pomysły mogą wymagać ponownego sprawdzenia kosztów i harmonogramu. Ważne jest także rozróżnienie elementów, które można łatwo wymienić, od tych, których modyfikacja wiąże się z ingerencją w konstrukcję albo instalacje.
Jednym z zagadnień wpływających na organizację budynku jest podział przestrzeni na strefy o różnym przeznaczeniu. Pomieszczenia ogólnodostępne, pokoje gościnne, zaplecze pracownicze i obszary techniczne mają odmienne wymagania dotyczące dostępu, wyposażenia a także poziomu hałasu. Projekt hotelu powinien uwzględniać relacje między tymi strefami, oraz sposób przemieszczania się osób i transportowania przedmiotów. Np dostawy do kuchni wymagają adekwatnej drogi dojazdu i miejsca rozładunku, natomiast obsługa pokoi potrzebuje przestrzeni do przechowywania czystej pościeli oraz sprzętu do sprzątania. Jeżeli już takie funkcje zostaną pominięte w początkowych postanowieniach, w przyszłości mogą być realizowane w pomieszczeniach, które nie zostały do tego przeznaczone. Warto analizować też położenie restauracji, sal wielofunkcyjnych i stref wypoczynkowych względem pokoi. Działalność prowadzona w jednej części budynku może wpływać na warunki panujące w innej, w szczególności gdy pojawia się większy ruch lub hałas. Ważne są drzwi, przegrody, układ korytarzy oraz sposób wentylowania poszczególnych pomieszczeń. Przy kształtowaniu komunikacji należy brać pod uwagę osoby z bagażem, użytkowników wózków a także pracowników przewożących wyposażenie. Szerokość przejść, rozmieszczenie wind i dostęp do schodów wynikają z konkretnych zaleceń technicznych, a nie tylko z przyjętej koncepcji wnętrza.
W pokojach gościnnych ważne jest implementację układu do sposobu korzystania z przestrzeni. Projektowanie pokoi hotelowych obejmuje w głównej mierze analizę ustawienia łóżek, szaf, biurek i elementów oświetlenia, niemniej jednak również sprawdzenie, jak gość będzie skorzystać z nich na co dzień. Wymiary pomieszczenia nie mówią wszystkiego. Nawet pokój o adekwatnej powierzchni może być niełatwy w użytkowaniu, jeżeli już drzwi kolidują z meblami lub przejście do łazienki wymaga omijania walizek. Z tego względu przy planowaniu wyposażenia trzeba uwzględnić przestrzeń potrzebną do otwierania szuflad, korzystania z krzesła i swobodnego dostępu do przechowywanych rzeczy. Znaczenie ma także rozmieszczenie gniazd elektrycznych i punktów sterowania światłem. Ich położenie powinno odpowiadać układowi mebli, a nie być ustalane dopiero po zakończeniu projektu wnętrza. Innego podejścia mogą wymagać pokoje przystosowane do dłuższych pobytów, w których potrzebne jest dodatkowe miejsce na ubrania i przedmioty osobiste. Łazienki należy rozpatrywać razem z innymi rzeczami pomieszczenia, ponieważ położenie pionów kanalizacyjnych, przewodów i wentylacji wpływa na możliwe rozmieszczenie urządzeń. Przy wyborze wykończenia trzeba uwzględnić częste czyszczenie, kontakt z wodą oraz ryzyko uszkodzeń mechanicznych. Na prawdę istotna jest również dostępność części zamiennych. Jeśli konkretny element wyposażenia przestanie być produkowany, jego wymiana może wymagać dopasowania nowego rozwiązania do istniejących wymiarów i mocowań.
Na etapie opracowywania dokumentacji należy zwrócić uwagę na kwestie, które wpływają na koszty utrzymania i organizację późniejszych napraw. Należą do nich dostęp do instalacji, rozmieszczenie urządzeń sterujących oraz sposobność podmiany zużytych elementów bez demontażu dużych fragmentów wykończenia. W pomieszczeniach technicznych powinno się przewidzieć miejsce potrzebne do przeprowadzenia kontroli i serwisu, a przebieg przewodów powinien być skoordynowany z konstrukcją a także aranżacją wnętrz. Podobnej analizy wymagają rozwiązania powiązane z ogrzewaniem, chłodzeniem i wentylacją. Ich parametry powinny odpowiadać wielkości pomieszczeń, liczbie użytkowników i warunkom panującym w budynku. Nie bez znaczenia pozostaje akustyka, zwłaszcza w miejscach, gdzie pokoje sąsiadują z windami, instalacjami lub salami wykorzystywanymi do spotkań. Dźwięki mogą przenosić się nie tylko i wyłącznie przez ściany, ale również przez stropy, drzwi i elementy instalacyjne, dlatego pojedyncze rozwiązanie nie za każdym razem wystarcza. Projektowanie hoteli wiąże się także z oceną zużycia energii i wody a także z doborem materiałów odpowiednich do intensywności użytkowania. Posadzki w wejściu i korytarzach są narażone na inne obciążenia niż powierzchnie w pokojach, a elementy często dotykane mogą wymagać częstszej konserwacji. Te różnice należy uwzględniać przy określaniu zakresu prac i planowaniu przyszłych kosztów eksploatacyjnych.
Zobacz: projekt pokoju hotelowego warszawa.
